Facturen verwerken in OfficeM met behulp van OCR

28 augustus 2020

Digitalisering is niet meer weg te denken. Ook in het bedrijfsleven kunnen processen versneld worden met behulp van digitalisering. Een voorbeeld hiervan is OCR of ‘scan en herken’.

Wat is OCR?

De afkorting OCR staat voor Optical Character Recognition of ook wel Scan en herken genoemd. De software wordt gebruikt om papieren documenten om te zetten naar digitale versies.

Cijfers, letters en leestekens worden herkend. Zo kunnen facturen automatisch uitgelezen worden en vervolgens verwerkt worden.

Dit is mogelijk bij zowel facturen die via mail als pdf bestand binnenkomen als bij papieren facturen die gescand worden.

Wat zijn de voordelen van OCR?

  • Efficiënter
    De gegevens van facturen moeten niet meer manueel overgetypt worden. Alles gebeurt automatisch!

 

  • Tijdbesparend
    Het overtypen van facturen is een tijdrovend werkje. Facturen verwerken met de OCR integratie van OfficeM is enorm tijdbesparend.

 

  • Correcter
    Bij het overtypen van cijfers kunnen al snel enkele foutjes sluipen. OfficeM leest de gegevens zelf in. De medewerker controleert alle gegevens en bevestigd indien correct. Dit zorgt voor een veel kleinere foutenmarge.

Hoe worden facturen verwerkt in OfficeM met behulp van OCR?

attach

1. Factuur per mail

U ontvangt een mail met de factuur als pdf in bijlage. Het pdf bestand wordt automatisch opgeslagen in een map om later te verwerken.

invoice

2. Papieren factuur

U ontvangt een papieren factuur die u handmatig scant. Ook dit bestand wordt opgeslagen om later te verwerken.

ocr

3. OCR Techniek

De opgeslagen facturen staan klaar in OfficeM. Met behulp van OCR worden alle gegevens ingelezen en verwerkt.

check2

4. Controle

Een medewerker controleert de ingelezen gegevens.

connect

5. Matching

Indien mogelijk matcht OfficeM de facturen aan aankooporders of leveranciers.

done

6. Boeken

De facturen worden ingeboekt.

Wij helpen u graag verder!

Intradev biedt een alles-in één oplossing voor een verbeterde efficiëntie binnen uw bedrijf. Niet alleen wordt hierbij de nadruk gelegd op een kwaliteitsvolle afwerking, wij bieden ook een uitstekende service en support.
Contacteer ons voor meer informatie!